Công ty bạn làm một sự kiện Lễ khánh thành nhà máy - Khách hàng của bạn ở KCN nằm khá xa khu trung tâm. Mọi việc đã chuẩn bị sẵn sàng từ đêm hôm trước. Chương trình sẽ diễn ra lúc 8:00 AM, và hiện tại đã 07:00AM mọi khâu đã hoàn tất và nhân sự đã chuẩn bị sẵn sàng. Bạn kiểm tra lại một lượt các khâu trước khi diễn ra chương trình. Một sự cố phát sinh: một bạn PG gọi điện thoại báo bị quẹt xe, trật chân không thể đến được. Số lượng PG vừa đủ để bưng khay cắt băng khánh thành, bây giờ một bạn bảo bị tai nạn xe không đến được. Bây giờ bạn phải làm sao, chỉ còn 40p nữa là chương trình chính thức bắt đầu, khách mời đã bắt đầu vào. Bạn phải xử lý sao đây????

Sự cố trên chỉ là môt trong vô vàn các sự cố luôn luôn có thể xảy ra trong bất kỳ một sự kiện nào, nếu bạn không lường trước và không có kế hoạch dự phòng bạn chắc chắn sẽ phải đau đầu và khổ sở tìm phương án giải quyết với áp lực không hề nhẹ chút nào.

PG - Lễ tân sẽ là cánh cửa đầu tiên khi khách quan tham dự bước vào một sự kiện, do đó công việc của PG là một trong những khâu quan trọng cần chú ý trong tổ chức sự kiện. Người làm tổ chức sự kiện phải luôn dự liệu được những tính huống có thể xảy ra để có phương án thay thế lúc cần thiết, đảm bảo tiến độ của sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Training - Huấn luyện kỹ năng: nhân sự làm lễ tân (PG) hầu như là nhân sự bán thời gian, sự luân phiên thay đổi luôn diễn ra và không cố định nhân sự, người mới sẽ luôn xuất hiện trong các sự kiện của bạn. Do đó, vấn đề huấn luyện nhân sự trước ngày diễn ra sự kiện là một điều không thể thiếu. Hơn nữa, với các bạn PG đã từng làm và có kinh nghiệm cũng không hẳn là thừa, vì việc huấn luyện trước sự kiện này sẽ nhấn mạnh vào vai trò và trách nhiệm của các bạn trong quá trình làm việc, đảm bảo tính kỷ luật luôn được tuân thủ.

Số lượng PG: Người tổ chức sự kiện nên thuê nhiều hơn số lượng đã thoả thuận với khách hàng từ 01 - 02 PG để làm nhân sự dự bị tuỳ theo chương trình và quy mô sự kiện mà dự tính số lượng PG dự bị. Việc này giúp bạn chủ động thay đổi nhân sự khi gặp sự cố điển hình như:

• Kẹt xe, hư xe, lạc đường.....
• PG xin nghỉ đột xuất ngay trước khi diễn ra chương trình (nếu không dự bị bạn sẽ không kịp trở tay)
• Trong quá trình làm việc PG bị mệt, xỉu, say nắng, trúng gió......
• Các sự cố liên quan đến trang phục, lý do tế nhị.....
• Và rất nhiều các sự cố không tên khác

Thời gian có mặt của PG: luôn luôn phải sớm hơn thời gian chính thức của chương trình 01 tiếng đồng hồ. Việc này giúp bạn dễ dàng xoay sở nếu đột nhiên có bạn nào báo lại bị sự cố, không đi làm được, đến trễ....

Đồng phục PG: Luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng đồng phục PG trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị lỗi như: hư dây kéo, sút chỉ, mất nút, áo bị lủng, dính bẩn.....
Bạn nên cho PG thử trước đồng phục (nếu là đồng phục với chất liệu ít co dãn, khó mặc) để đảm bảo không bị chênh lệch nhiều quá so với PG, và nếu cần có thể sửa để vừa với từng người
Luôn đem theo hộp dụng cụ: kim, chỉ, kéo... sẽ rất hữu ích khi có sự cố xảy ra và cần đến chúng.

Nguồn: st