Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như diện tích rộng rãi, sức chứa lớn để nhiều người tham gia, không gian thoáng đãng, ánh sáng tự nhiên,...Nhưng để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công thì cần những lưu ý sau:

Trang trí

 Sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn yêu cầu trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm. Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Dự phòng

Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.

Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.

An ninh trật tự

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.

Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại được hỗ trợ về an ninh hoặc nếu địa điểm không có hỗ trợ về an ninh thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.

                                                                                                                              Biên tập